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国际会议经费审计案例分析

来源: 发布时间:2020-09-23 09:46:34 浏览次数: 【字体:

朱静芬

随着社会不断发展,国际会议已成为世界各国进行交往和联系的一种重要形式,国际会议有助于解决各国共同关心的国际问题、协调彼此利益。2015年7月,为进一步规范和加强在我国举办国际会议的经费管理,提高资金使用效益,根据《中华人民共和国预算法》、《党政机关厉行节约反对浪费条例》等有关法律法规,财政部制定了《在华举办国际会议经费管理办法》(财行〔2015〕371号),自2015年9月1日起执行。同年9月,市财政局下发了《财政部关于印发〈在华举办国际会议经费管理办法〉的通知》(沪财行〔2015〕40号)。近年来,国际会议经费的使用虽然总体比较规范,但仍存在收入管理不规范,部分支出无预算,未按照规定扩大支出范围、未按照标准列支费用、相关内控制度执行不到位等问题。因此,本文对国际会议经费管理办法进行解读,并结合案例分析国际会议经费使用中存在的问题,为审计人员审计提供参考。

一、国际会议经费管理办法

(一)国际会议定义和遵循原则

1.国际会议定义。国际会议是指中央和国家机关在我国境内举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港、澳、台地区)的年会、例会、研讨会、论坛等会议(以下简称国际会议)包括:中央和国家机关举办的国际会议,中央和国家机关与国际组织及外国有关团体、机构共同举办或受其委托承办的国际会议。其中中央和国家机关是指党中央各部门,国务院各部委、各直属机构,全国人大常委会办公厅,全国政协办公厅,最高人民法院,最高人民检察院,各人民团体、各民主党派中央和全国工商联。中央级事业单位和地方政府举办的国际会议参照本办法执行。经国务院批准的重大双边国际会议参照本办法执行。国际比赛、国际博(展)览会、涉外文艺演出、涉外培训、日常外事工作会谈等不适用本办法。国家元首、政府首脑、国家副元首、政府副首脑、王储等作为会议正式代表出席的国际会议,相关管理办法另行制定。一类、二类国际会议和300人以上的三类国际会议,举办单位应当根据本办法制定财务预算管理细则。

2.国际会议遵循原则。一是严格审批,分类管理。应当严格执行国际会议审批规定,实行分类管理。二是强化预算,厉行节约。应当科学、规范、合理地编制和申报国际会议经费预算,并本着“勤俭办外事”的原则,严格控制会议数量、规格和规模。三是符合惯例,明确责任。应当根据国际惯例对等接待外方参会人员,合理划分中央与地方应当负担的经费。四是加强监督,注重绩效。应当主动配合监督检查工作,注重绩效管理,提高资金使用效益。

从以上原则可以看出,审计人员在国际会议经费审计中应该注意国际会议经费使用中是否存在国际会议的召开应该履行审批手续而未履行的情况,是否按规定有效控制会议数量、规格和规模,对经费使用是否进行了明确的合理划分。对经费使用是否加强内部监督检查,注重绩效管理。

(二)会议审批和分类管理

1.会议审批管理。应当严格按照中央有关规定实行国际会议中央和部级两级审批制度,从严控制国际会议数量。报请党中央、国务院审批的国际会议,报批文件应当明确各项经费来源,原则上应当先会签外交部,再会签财政部后上报。申请中央财政拨款的国际会议,应当按照部门预算管理程序,编制详细的会议经费预算,报财政部审核。原则上不得实行固定年会或与外方轮流开会机制,不得在同一时间或短时间内举办主题相同或类似的国际会议,一律不得举办无实质内容的国际会议。应当严格控制邀请外宾的规模和规格,未经批准,不得擅自邀请或对外协商邀请重要外宾来访。

因此,审计人员在国际会议经费审计中应该注意单位召开国际会议是否履行了审批制度,从严控制国际会议数量。是否按照部门预算管理程序,编制详细的会议经费预算,报财政部门审核。是否存在实行固定年会或与外方轮流开会机制,在同一时间或短时间内举办主题相同或类似的国际会议,举办无实质内容的国际会议,未经批准擅自邀请或对外协商邀请重要外宾来访的情况发生。

2.分类管理。根据会议正式代表的级别,国际会议在经费管理上分为三类:一类国际会议是指以部长级官员作为会议正式代表出席的国际会议。二类国际会议是指以司局级官员作为会议正式代表出席的国际会议。三类国际会议是指以处级及以下官员或其他人员作为会议正式代表出席的国际会议。一类国际会议会期按照审批文件,根据工作需要从严控制。除特殊情况报经批准外,二、三类国际会议会期原则上不得超过3天,会议报到和离开时间,合计不得超过2天。应当严格限定参会人员数量,控制会议规模。除特殊情况报经批准外,国际会议工作人员人数控制在会议正式代表人数的10%以内,驻会工作人员不得超过会议工作人员的50%。

因此,审计人员在国际会议经费审计中应该注意除特殊情况报经批准外,国际会议会期、工作人员人数和驻会工作人员是否符合有关规定。如二、三类国际会议会期是否超过3天,会议报到和离开时间合计是否超过2天。国际会议工作人员是否超过会议正式代表人数10%,驻会工作人员是否超过会议工作人员50%。

(三)收入和支出管理

1.收入管理。国际会议所需经费由我方全额负担或由与会各方分担的,按会议统一标准编制经费预算,我方负担的经费应当纳入部门预算管理。国际会议的收入包括会议注册费收入、国际组织专项资助、中央财政拨款、赞助收入和其他收入。其中会议注册费收入是指根据国际惯例,由会议举办单位向参会代表收取的用于会议支出的费用。国际组织专项资助是指国际组织拨付给会议举办单位的专项经费。会议举办单位应当积极向国际组织申请专项资助。中央财政拨款是指在无会议注册费收入和国际组织专项资助,或者会议注册费收入和国际组织专项资助不足以弥补会议支出时,中央财政对国际会议的补助。赞助收入是指境内外机构或部门、企业、个人出于自愿,无偿向国际会议提供资金或物资赞助而形成的收入。其他收入是指召开国际会议时举办展览、展示、广告、旅游中介等收入。举办国际会议取得的各项收入,必须统一纳入预算管理,单独核算。举办国际会议取得的赞助物资或购买的办公用品、消耗材料等财产物资应当严格管理。财产物资的取得、保管、领用要有规范明确的报批程序,并指派专人负责。购置或赞助取得的各项财产物资应当在会议结束后3个月内进行处理,具体处理方案报财政部备案,处置收入在扣除相关税费后上缴国库。

因此,审计人员在国际会议经费审计中应该注意国际会议各项收入是否统一纳入预算管理,单独核算。举办国际会议取得的赞助物资或购买的办公用品、消耗材料等财产物资是否严格管理。财产物资的取得、保管、领用是否有规范明确的报批程序,并指派专人负责。购置或赞助取得的各项财产物资是否在会议结束后3个月内进行处理,具体处理方案是否报财政部门备案,处置收入是否在扣除相关税费后上缴国库。

2.支出管理。国际会议的支出范围包括场地租金、同声传译设备和办公设备租金、宴请费用、交通费用、工作人员食宿费用、志愿人员费用、翻译费用、其他会务费用以及其他经财政部批准的支出。国际会议如有注册费收入,中方可承担国际组织官员及秘书处人员会议期间的食宿费用。国际会议举办场所应当注重安全适用,不追求奢华。根据国家经济发展、物价变动等情况,适时对支出标准进行调整。

1)会议正式代表场地租金的人均定额标准为:一类国际会议每天300元,二类国际会议每天200元,三类国际会议每天150元。

2)会议正式代表同声传译设备和办公设备租金的人均定额标准为每天100元。同声传译人员口译定额标准为:使用联合国官方语言(英语、法语、俄语、汉语、阿拉伯语、西班牙语)的同声传译人员,每人每天5000元;使用联合国官方语言以外的其他语种同声传译人员,每人每天6000元。笔译费用定额标准为每千字200元。对于境外同声传译人员,我方只承担同声传译人员乘坐经济舱的国际旅费,据实结算。

3)会议期间可安排一次宴请,会议正式代表人均定额标准(含酒水及服务费用)为:一类国际会议220元,二类、三类国际会议180元。会议期间工作人员食宿费用定额标准为每人每天450元。会议期间志愿人员确因工作需要不能按时用餐的,用餐或发放误餐补贴的定额标准为每人每天100元。志愿人员原则上不安排住宿。

4)会议期间租用车辆安排会议代表往返驻地与会场及会议工作人员确因工作需要租用车辆的,各单位应当合理使用车型,严格控制随行车辆。租金定额标准为:大巴士(25座以上)每辆每天1500元,中巴士(25座及以下)每辆每天1000元,小轿车(5座及以下)每辆每天800元。

5)其他会务费用实行综合定额控制,会议正式代表人均支出标准为每天100元。支出范围包括:办公用品、消耗材料购置费用,会议文件印刷、会议代表及工作人员的制证费用等。其他会务费用各项目之间可以调剂使用,在综合定额控制内据实报销。

6)国际会议所有支出必须经举办单位财务部门审核同意方能报销。所有支出协议必须由会议举办单位预算执行部门负责人签署。应当遵循国际惯例,从严从紧控制经费支出:除外方特邀代表或存在外交对等接待的情况外,不得承担会议代表往返国际国内旅费(包括往返机场的交通费)及食宿费用。除劳务费及境外国际旅费外,不得承担同声传译人员的食宿、交通等费用。不得借举办国际会议的名义向地方政府或企业强行摊派或变相摊派会议费用。不得承担额外的义务,要厉行节约、讲求实效。申请中央财政拨款的国际会议,未经财政部同意,一律不准购买设备,且除会议场地、会议必要设备(不含消耗材料支出)外,各单位不得擅自对外提供任何免费服务。国际会议结束后,中央财政拨款经费如有结余,按照财政部结转和结余资金管理的有关规定执行。

因此,审计人员在国际会议经费审计中应该注意国际会议所有支出是否按照文件规定的标准执行,是否有超标准的情况发生。所有支出是否经举办单位财务部门审核,所有支出协议是否由会议举办单位预算执行部门负责人签署。除外方特邀代表或存在外交对等接待的情况外,是否存在承担会议代表往返国际国内旅费(包括往返机场的交通费)及食宿费用。除劳务费及境外国际旅费外,是否存在承担同声传译人员的食宿、交通等费用。是否借举办国际会议的名义向地方政府或企业强行摊派或变相摊派会议费用。是否承担额外的义务。申请中央财政拨款的国际会议,是否未经财政部同意,购买设备,且除会议场地、会议必要设备(不含消耗材料支出)外,是否擅自对外提供任何免费服务。国际会议结束后,中央财政拨款经费如有结余,是否按照财政部结转和结余资金管理的有关规定执行。

3.经费负担。国际会议举办城市应当具备办会需要的场地、设备等基本设施,为满足办会条件而产生的场地搭建、场馆改造等费用,原则上由地方负担,中央单位按上述所列标准负担租金。中央单位工作人员的费用由中央单位负担,地方单位工作人员的费用由地方单位负担。中央单位组织安排的会议正式代表的宴请、交通及其他会务费用由中央单位负担,地方单位组织安排的会议正式代表的宴请、交通及其他会务费用由地方单位负担。中央单位聘请的同声传译人员和志愿人员的费用由中央单位负担,地方单位聘请的同声传译人员和志愿人员的费用由地方单位负担。会议文件翻译费用由中央单位负担。

(四)绩效管理和监督检查

1.绩效管理。各单位应当加强国际会议绩效管理,强化支出责任,提高财政资金使用效益。对于申请财政专项预算拨款的国际会议,应当按照预算绩效管理要求,编制绩效计划,设定绩效目标。应当加强对绩效目标的审核,并将其作为会议经费预算编制的重要依据,提高项目和资金安排的科学合理性。应当建立完善的绩效管理机制,依据确定的绩效目标组织开展绩效自评,评价结果作为绩效问责的重要依据。财政部门对各单位国际会议迸行绩效评价的结果,作为以后年度审核安排相关单位国际会议中央财政拨款的依据。

2.监督检查。各级外事、财政、审计部门应当加强对在华举办国际会议管理和经费使用情况的检查。各单位应当如实提供包括审批文件、会议预算、支出凭证等在内的相关资料,主动配合接受检查,并认真落实检查意见。如果有擅自改变国际会议资金用途的;以虚报、冒领等手段骗取国际会议经费的;违规扩大支出范围,或超过支出标准的;违规报销与国际会议无关费用的;挪用、截留、侵占国际会议经费的和其他违反办法行为的,按《党政机关厉行节约反对浪费条例》、《财政违法行为处罚处分条例》等有关规定,由财政部会同有关部门责令改正,追回资金;对直接负责的主管人员和相关责任人,报请其所在单位按规定给予行政处分;涉嫌违法的,移交司法机关依法处理。

二、国际会议经费审计案例分析

(一)国际会议基本情况

某事业单位每年举办一次大型国际会议,其中到会注册1天、正式会议3天、离会1天,参加会议人员共100多人,工作人员20人。该国际会议纳入单位财务统一管理,实行单独核算,还得到了专项扶持经费支持。国际会议预算为180万元,单位年度财政预算中安排80万元,专项扶持经费支持100万元。总支出158万元,账面结余22万元。其中费用支出包括场地租赁费,会场设备租赁费、会议期间租车费,食宿费,国外专家参加论坛费用、往返旅费等,会场布置、会议材料印制费,同声传译及笔译费,速记服务费,保安服务费,专家评审费,专家演讲费,专家咨询费,人员劳务费等费用。

(二)审计发现的主要问题

经过审计,该国际会议的预算执行,部分遵守了《在华举办国际会议经费管理办法》(财行〔2015〕371号)相关规定和该国际会议项目预算。但还是存在收入管理不规范,部分支出无预算或未按照规定扩大支出范围、标准列支费用、相关内控制度执行不到位、超合同结算的项目未见验收确认资料等问题。

1.国际会议收入管理不规范。按照规定,国际会议的收入包括会议注册费收入、国际组织专项资助、中央财政拨款、赞助收入和其他收入等,这些收入必须统一纳入预算管理,单独核算。该国际会议将境内外机构或部门的赞助收入等直接列支相关费用,取得的赞助物资、购买的办公用品、消耗材料等财产物资也没有严格管理。财产物资的取得、保管、领用没有规范明确的报批程序,没有专人负责。会议结束后购置或赞助取得的各项财产物资也不知去向,存在管理漏洞。

2.会期和工作人员人数不符合规定。按照规定除特殊情况报经批准外,二、三类国际会议会期原则上不得超过3天,会议报到和离开时问,合计不得超过2天。该国际会议属于三类国际会议,会期达到5天,也没有特殊情况报经有关部门批准的。所以会期管理不符合规范。另外除特殊情况报经批准外,国际会议工作人员人数控制在会议正式代表人数的10%以内,而此次会议工作人员有20人,超过了10%的标准。

3.部分支出无预算或未按照规定扩大支出范围。如国际会议预算180万元包括场地、设备租赁费、租车费、食宿费,场地布置、会议材料印制费,同声传译及笔译费,速记服务费,保安服务费,国外专家参加论坛费用、专家评审费,专家演讲费,专家咨询费等费用。审计发现,会议主办方与某文化产品销售公司签订的8万元销售合同,采购内容为布艺笔记本、文件包。与某文化传播公司签订的6万元影视片制作合同中包括了U盘(含礼盒)及固化盘,均没有包括在当时的预算中,属于无预算支出项目。此外,国际会议列支会议加班费、工作人员劳务费、加班误餐补贴等费用,共计12万元。根据事业单位实行绩效工作的有关规定,绩效工资已经考虑了加班费、加班误餐等因素。所以,除了绩效工资以外,一般不再额外列支各类加班费、劳务费、加班误餐补贴等,所以该部分支出属于没有严格按照规定扩大支出范围的情形。此外,本次会议没有外方特邀代表,也不存在外交对等接待的情况,会议经费承担了外方会议代表往返国际国内旅费(包括往返机场的交通费)及食宿费用,承担同声传译人员的食宿、交通等费用共计7万元。该部分支出也属于未按照规定扩大支出范围。

4.超标准列支费用。根据规定,同声传译人员口译定额标准为:使用联合国官方语言(英语、法语、俄语、汉语、阿拉伯语、西班牙语)的同声传译人员,每人每天5000元;使用联合国官方语言以外的其他语种同声传译人员,每人每天6000元。笔译费用定额标准为每千字200元。审计发现,该国际会议存在同声传译、笔译等服务费超标的情况。如与某会展服务公司签订会议口译服务合同,金额15万元,约定支付的英语口译报酬标准为每半天税前4500元;俄语高级交传半天税前5000元、俄语中级交传半天税前4000元;笔译费用标准为英译中按每千字300元、中译英按每千字500元计算。合同约定的费用标准都高于《在华举办国际会议经费管理办法》(财行〔2015〕371号)有关规定。同时,会议期间其他费用也有不同程度的超标情况。如三类国际会议正式代表场地租金的人均定额标准为每天150元,而本次会议人均达到155元。会议正式代表同声传译设备和办公设备租金的人均定额标准为每天100元,而本次会议人均达到108元。会议期间工作人员食宿费用定额标准为每人每天450元,而本次会议人均达到460元。志愿人员用餐或发放误餐补贴的定额标准为每人每天100元,而本次会议每人每天达到120元,还给志愿人员安排住宿。其他会务费用会议正式代表人均支出标准为每天100元,而本次会议人均达到105元。

5.相关内控制度执行不到位。审计发现,该国际会议存在对外委托会务服务时,应经集体决策而未决策,直接指定供应商的情况,涉及金额为66万元。而且会务服务项目分别委托不同供应商,依据不充分。如与某商务发展公司、会展服务公司、电脑租赁公司、机电设备工程公司等4家单位分别签订了6个会务服务合同。具体情况如下:与某商务发展公司签订1个合同内容为会场布置、印刷品、中英文会议资料等费用;与某会展服务公司签订3个合同内容分别为笔译、晚宴同传翻译费,同传翻译费,中央控制器、同传翻译设备、音响等租赁费;与某电脑租赁公司签订1个合同内容为LED屏、播放系统、摄像机、电脑、复印、打印机、投影仪等租赁费;与某机电设备工程公司签订1个合同内容为速记服务费。上述单个合同金额均未超过20万。但是实际结算金额又超过合同金额,主办方的理由是因为有新增设备,所以签订了补充协议。这里存在几个问题:首先,这些会务服务直接指定不同供应商实施,缺少单位的内部决策程序。其次。会务服务项目委托不同供应商的依据不充分。比如这6个合同内容其实是有交叉重复的,如果从节约财政资金的角度考虑,相同业务是否可以委托同一家单位执行,为什么要拆分那么多单位执行?如果供应商归并是否总体费用可以更低?比如笔译,口译,速记的业务可以委托一家单位,设备租赁可以归并为一家单位执行。此外,有的供应商经营范围是否包括所提供的服务也是存在疑惑的地方。第三,与某会展服务公司签订3个合同,每个合同金额不超过20万,但是3个合同累加金额超过了50万,这样就会不禁让人联想到是否存在拆分合同,规避招标的动机。

6.超合同结算的项目未见验收确认资料。审计发现,个别结算项目超过原合同金额,但没有发现验收确认资料。如与某会展服务公司签订的设备租赁服务合同,原合同金额为12万元,签订补充协议后,结算金额为18万元;与电脑租赁公司原合同金额为9万元,签订补充合同后,结算金额为15万元等。因为该国际会议定期举办,已经是成熟的会议,会场配备一般情况下是可以预估的,现在超合同结算金额达到原合同的一半以上,确实是有些不合理。而且超合同结算的项目也没有如何验收确认的资料,没有办法去验证超过合同的内容是否真正履行了。

(三)审计建议

1.国际会议举办要强化预算支出管理,增强预算的约束性。国际会议预算方案经批准后,应严格按照批准的预算执行,不得随意改变使用方向和内容。确有必要调整时,应按规定程序报批。

2.国际会议要严格按照《在华举办国际会议经费管理办法》(财行〔2015〕371号)、《上海市市本级基本支出预算管理办法》(沪财预〔2017〕116号)、《上海市市本级项目支出预算管理办法》(沪财预〔2017〕76号)等规定,结合会议上报的预算及项目特性执行。

3.国际会议应完善相关内控制度,并严格执行。要规范重大事项的决策程序,加强购买服务业务管理,进一步规范会务支出行为和合同结算管理,规范合同结算程序。

 


终审:刘秀霞
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